精度を上げるためのQAの作り方
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Roanna Support
導入後の利用促進施策をご紹介
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いつもRoanna（ロアンナ）をご利用いただきまして、ありがとうございます。
サービス導入後、１日でも早く社内に浸透させ、使い手であるユーザーの悩みが解決したり、作業効率がアップしたり、業務改善を実感してもらうことが、管理者側としての願いではないでしょうか？
今日は、Roanna（ロアンナ）の利用促進の施策をご紹介して参ります。
これまで導入してくださった企業様からの実体験も含まれますので、ぜひ読んでいただき、取り入れていけるものがあればぜひ参考にして頂けますと幸いです。
ロアンナは使えば使うほど、より適した内容を答えるようになります。そのためにも「使うことを習慣とする！」これが大切な１歩なんです。
目次
キャラクター設定について
①キャラクターアイコン変更
キャラクターのアイコンは管理画面のデザイン設定ページより変更することが可能です。
親しみのあるキャラクターなどに変更することで、利用動機を喚起することができます。
社員様の顔写真などを用いる企業様、そして会社のアイコン、企業キャラクターを使用する企業様もいらっしゃいました。
いつも見ている馴染みのあるキャラクターや顔を使用することによって、コンピューターやAIに打ち込むというよりも、話しかけるような習慣が身に付くのでおすすめです！
こちらをご参照ください！
【管理画面操作説明】デザイン設定
②キャラクターの名前募集企画
社内企画として「キャラクター名募集」という企画を立ち上げることで、「サービスの認知」のきっかけを生み出すことができます。
利用するサービス名ではなく、愛着を持って名前を認識することで利用するシーンも自然と増えていくことでしょう。
せっかくなら呼びやすく、覚えやすい名前をおすすめ致します！
社内利用シーンについて
①社長、代表からの挨拶による周知
社長や代表からの社内向けメッセージや広報にての認知拡大もおすすめです！
じんわり社内に「導入します！」と周知させるよりも、大きなインパクトを与えることができます。
これまでの事例の中には、「社長がAIを使ってみた！」など企画を立ち上げ、社長自らの声を取材記事の形にして、社内向けに発信された様子もありました。
②新人研修にて利用する
こちらはナレッジマネジメントにて「新人向けマニュアル」を作成する際にとても効果的です。例えば、4月入社の新卒様向けに「新人研修時にわからないことが合ったらRoannaに聞いてね」とアナウンスし、URLを配布し利用を促します。
人事労務系の質問が多かったり、実際に実務においての基礎的な質問を担うことも可能です。
初期の頃からRoannaに触れておくことによって、研修が終わった後に現場に配属された後でも自然と利用するので、社内におけるインフルエンサーを担っていただくことを目的とします。
③メールマガジンでの配布
「Roannaからのお知らせ」として、Roannaに関するメルマガを社内に向けて配布します。
こちらはRoanna導入企業様の多くが行われています。かなり効果が高いと感じています。
特に、Roannaからの一人称の文面とすることをおすすめします！
コンテンツとしては、使い方、QA登録について、今月の質問ランキングなど。
社内に浸透させるためのコンテンツをおすすめします。
また、ランキングを掲載する際などのQA一覧は略すのではなく、「年末調整のやり方を教えて」など、全文で表示することで、「質問は話し言葉で行うんだ！」ということを伝えるきっかけにもなります。
社内からの質問等もメールマガジンで受け取ることで、より効果的な使い方なども見出すことができるきっかけとなります。
④Roannaリーダーをアサインする
利用者組織の中の1名に「Roanna」リーダーをアサインし、その方々に社内でのインフルエンサーになっていただく。
率先してRoannaを利用し理解が深まることで、Roannaを利用した業務改善のポイントやきっかけを早く掴むことも可能です。
パラメータ等で利用ルートを取り、ゲーム感覚でレースを行うことも可能です。
使うきっかけや頻度を高めることが狙いであって、強制するものにならないことがおすすめです！
⑤タッチポイントを拡大する
「いつでも聞ける」環境を整えることが大切です！
ポータルサイトや勤怠システム、Teamsなど、あらゆる場所で使える様に整備することで、より企業への浸透を高めることができます。
聞きたいときにパパッと使えることが鍵です！
隣に人に聞くよりも、先輩に聞くよりも「まずはRoannaに聞いてみよう！」となるように、環境を整えていきましょう。
社外利用を拡大していくために
目的に応じて対応できる施策も変えていくことが必要となります。
①電話でのお客様対応の際に「Roanna」を案内する
お客様からの問合せを受けている部署の方々が、受電の際に「次からはRoanna使ってみてください」というアナウンスを行う草の根活動も大切になります。
ちょっとした声かけから「Roannaというものがあるんだ！」「次回からは電話の前に調べてみようかな！」というきっかけになります。
電話をかけてくださるお客様はインターネットなどが苦手な方もお見受け致しますが、Roannaは話しかけるような入力でも対応することができます。「ぜひ私どもにお電話で質問するように、お言葉をお寄せください！」など、お伝えしておくと良いかもしれません。
②メール署名欄に「Roanna」を追加する
社外取引先向け利用の場合になりますが、営業やサービスの方のメール署名欄にRoannaのURLを記載し、「不明点はこちら」として利用してもらうこともひとつの方法です。
お客様の小さな質問をRoannaに格納しておくことで、営業後のフォローとしても使えますし、実際に質問をいただくことでどのようなニーズがあったのかを知ることもできます。
接点を持ちつづけるためにRoannaという存在をぜひ役立ててください！
よりRoannaを充実させていくために
①よく使われるQAはしっかり登録しておく
ユーザーであれば誰しもが使うコンテンツをQAとして追加しておく。
例えば、社内向けですと、年末調整、異動、勤怠、産休申請など。
社外向けならば、メールでいただくよくある質問などを登録しておきましょう。
せっかく聞いたのに「答えがない！」ということが続いてしまうと、ユーザーの離脱へとつながります。ぜひワークフロー機能を活用して、質問をしっかり登録していきましょう。
②使い方ガイドを作成する
「Roannaの使い方が分からないから使わない」を防止する。
使い方がわからないと、どうしてもその後の利用から離れてしまいます。
ぜひ社内でのオリジナルガイドを作成し、Roannaの中で解決できるように育てていくことをおすすめします！
②Q&Aの作成ルールを作る
A（Answer：アンサー）がイケてないと使われません！
「Roannaからの回答を見ればすぐに次のアクションが起こせること」を約束事として、
アンサー作成メンバーの作成ルールを統一していくことをオススメします。
導入してよかった、改善できた！スピードが上がった！など実体験を伴って、改善はより加速していきます。
管理者、管理チームでの意識を合わせ、より企業に合わせたRoanna育成プランを考えてみてください。
編集後記
多くの企業様にご利用いただき、本当にありがたく思っています。
Roanna（ロアンナ）というサービスを導入することは「ひとりの万能な社員を育てることと同じなんですよ！」とお伝えすることがあります。
社内におけるコンシェルジュとして、どんな質問にも答えることができるように育てたり。
企業の中に眠っている情報資産をすぐに見つけることができるナレッジの格納庫として育てることも可能です。
大切なことは「育てる」という意識とともに、日々の業務の中にいかに慣れ親しんで利用してもらえるのか？がポイントになります。
たくさん使えば使うほど、情報が蓄積されRoannaは育っていきます。
より企業の情報をたくわえ、賢くなり、強い味方になってくれます。
ぜひ今日お伝えした施策を、社内向けにアレンジしていただきご活用頂けますと幸いです。
また、「こんなプロジェクトをしたら効果が出ました！」など、ぜひ共有してくださると嬉しいです！
引き続きどうぞよろしくお願い致します。
ABOUT ME
企業をサポートする自然言語理解（NSU）の技術を持つ頼れる存在。
企業の中に眠る情報を資産に変えるサポートができることが彼女の幸せです。
